Hoe ik mijn coaching gefocust houd

Grenzen stellen bij coaching kan moeilijk zijn omdat het vaak gaat om het managen van de emotionele dynamiek tussen de coach en de coachee. De psychologische oorzaken achter de neiging van een coachee om de reikwijdte van coaching uit te breiden kunnen gevoelens van onzekerheid, angst voor afgesproken doelen, het verlangen naar validatie, onduidelijkheid of faalangst zijn. Als coach probeer ik altijd duidelijke grenzen te stellen aan een klant die consequent de reikwijdte van de coaching uitbreidt, omdat het belangrijk is om focus en vooruitgang te behouden. Dit is hoe ik dit effectief probeer te doen:

1. Maak verwachtingen vroeg duidelijk

Aan het begin van de coachingovereenkomst definiëren we duidelijk de doelen, de structuur en het tijdschema van de sessies. Ik werk altijd samen met de klant om vast te stellen wat ze willen bereiken, hoe lang het proces zal duren en hoe ze succes zullen meten. In veel gevallen leggen we deze afspraken schriftelijk vast. Dit helpt niet alleen om de verwachtingen te verduidelijken, maar dient ook als referentiepunt als de reikwijdte begint te verschuiven. Het is veel gemakkelijker om terug te grijpen op een overeengekomen document wanneer een klant het gesprek begint uit te breiden.

2. De overeenkomst regelmatig herzien

Ik neem regelmatig contact op met mijn cliënt om de oorspronkelijke doelen en de geboekte vooruitgang te bespreken. Aan het begin van elke sessie bespreken we kort wat we al hebben bereikt en wat er nog op de agenda staat. Als de cliënt nieuwe onderwerpen aansnijdt of probeert de scope uit te breiden, erken ik altijd zijn nieuwe interesses maar stuur ik het gesprek voorzichtig terug naar de afgesproken focus. Dit geeft de cliënt een gevoel van vooruitgang terwijl de sessies productief blijven.

Als de nieuwe onderwerpen essentieel zijn, vraag ik de klant of hij/zij ze wil behandelen na het voltooien van de huidige doelstellingen. Deze aanpak zorgt voor flexibiliteit, maar behoudt de oorspronkelijke reikwijdte van de coaching.

3. Duidelijke vergaderagenda's opstellen

Meestal begin ik elke sessie met de cliënt te vragen wat hij/zij wil bereiken tijdens die bijeenkomst. Ik schrijf hun antwoorden altijd op en vergelijk ze met de doelen die we aan het begin hebben afgesproken. Als ze van het pad afraken of nieuwe, ongerelateerde doelen toevoegen, gebruik ik meestal de agenda om ze terug te brengen naar het primaire doel van de sessie.

Ik zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: “Ik zie dat je iets nieuws wilt bespreken, maar we hadden oorspronkelijk afgesproken om ons vandaag op X te richten. Zou je dat willen toevoegen aan onze toekomstige sessies zodra we vooruitgang hebben geboekt met je hoofddoel?”

4. Framing als waarde voor hen

Ik ben ook geneigd om de klant eraan te herinneren dat de focus op de oorspronkelijke doelen houden zal helpen om sneller en effectiever resultaten te bereiken. Ik leg uit hoe het te vaak verschuiven van de focus de impact van het coachingproces kan verminderen. Op deze manier laat ik mijn cliënten zien dat het mijn rol is om hen te helpen op koers te blijven, zodat ze de meeste waarde kunnen halen uit de tijd en moeite die ze investeren.

Ik zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: “Ik begrijp dat je dit nieuwe onderwerp wilt verkennen, maar ik denk dat vasthouden aan ons oorspronkelijke plan je zal helpen om je huidige doelen sneller te bereiken. Zodra we daar vooruitgang hebben geboekt, kunnen we zeker andere gebieden verkennen.”

5. Extra sessies of een nieuwe afspraak aanbieden

Als mijn klant consequent nieuwe aandachtsgebieden naar voren brengt, bied ik hem soms ook de mogelijkheid om de coachingopdracht uit te breiden. Dit kan betekenen dat ik extra sessies voorstel of zelfs een aparte opdracht die specifiek gericht is op de nieuwe gebieden die ze willen verkennen.

Door een optie voor een toekomstige opdracht aan te bieden, kan ik trouw blijven aan de oorspronkelijke doelen en tegelijkertijd een gestructureerd pad bieden om tegemoet te komen aan hun veranderende behoeften. Ik wil op zijn minst aangeven dat ik ontvankelijk ben voor de verzoeken van mijn klant, maar ook dat ik gefocust wil blijven op het leveren van waarde door vast te houden aan ons oorspronkelijke plan.

6. Assertief en direct zijn

Soms verleggen mijn cliënten hun grenzen ondanks vriendelijke herinneringen. In deze gevallen is het essentieel dat ik assertief ben en toch empathie toon. Ik laat mijn cliënten weten dat ik hun veranderende behoeften begrijp, maar dat het belangrijk is om op één lijn te blijven met de oorspronkelijke doelstellingen om de beste resultaten uit het coachingproces te halen.

Ik zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: “Ik begrijp dat je nieuwe prioriteiten hebt, maar om de beste resultaten uit onze tijd samen te halen, moeten we gefocust blijven op de doelen die we aan het begin hebben gesteld. Zodra we die bereikt hebben, kunnen we verder gaan met de nieuwe gebieden waarin je geïnteresseerd bent.”

Ik probeer altijd de veranderende behoeften van mijn klanten te respecteren, maar tegelijkertijd wil ik me blijven inzetten voor het succes van de huidige opdracht.

7. Een tijdmanagementaanpak gebruiken

Een manier om de uitbreiding van het bereik te beheren is om een specifiek deel van elke sessie te besteden aan de nieuwe onderwerpen die de klant aandraagt, terwijl de rest aan de kerndoelen wordt besteed. Ik zou bijvoorbeeld 15 minuten kunnen uittrekken om het nieuwe onderwerp te verkennen, maar het grootste deel van de sessie kunnen reserveren voor de oorspronkelijke focus.

Deze strategie helpt de cliënt zich gehoord te voelen zonder dat de hoofdagenda ontspoort. Ik zou kunnen zeggen: “Laten we het eerste deel van de sessie besteden aan het aanpakken van uw nieuwe zorg, en dan zullen we terugkeren naar ons hoofddoel om ervoor te zorgen dat we daar ook vooruitgang boeken.”

8. Scopewijzigingsprocedures vaststellen

Als ik merk dat scope creep een terugkerend probleem is, zal ik voorstellen om een formeel proces op te zetten voor het veranderen of uitbreiden van de coaching scope. Ik wil mijn klant duidelijk maken dat als hij/zij extra onderwerpen buiten de afgesproken doelen wil behandelen, ik de structuur en het tijdschema van de opdracht opnieuw moet evalueren.

Dit kan betekenen dat de coachingovereenkomst wordt herzien of dat er een nieuwe reeks deliverables en doelstellingen voor toekomstige sessies wordt voorgesteld. Dit proces maakt het gemakkelijker om de verwachtingen van mijn klant te managen en tegelijkertijd de integriteit van de coachingovereenkomst te behouden.

Samengevat kan ik een cliënt helpen om gefocust te blijven op zijn doelen door duidelijke verwachtingen te stellen, de oorspronkelijke overeenkomst opnieuw te bekijken en al in een vroeg stadium grenzen vast te stellen. Tegelijkertijd kan ik door flexibiliteit aan te bieden in de vorm van extra sessies of een gestructureerd proces om de reikwijdte uit te breiden, inspelen op veranderende behoeften zonder de oorspronkelijke doelstellingen uit het oog te verliezen. Door dit evenwicht te bewaren, blijft de coaching effectief, resultaatgericht en voor beide partijen voordelig.

In coaching kan scope creep, of de wens om scope creep toe te passen, ook geweldige inzichten opleveren. Bijvoorbeeld, een beter begrip van de mogelijke psychologische redenen om buiten de afgesproken scope te treden, kan de cliënt echt helpen om zijn of haar vecht/vlucht/koelreacties beter te begrijpen en hoe dit een diepere betekenis kan hebben.

Lees er hier meer over: Verborgen psychologische dynamieken die coachees vaak de reikwijdte van coaching doen uitbreiden