Je baan achterlaten - Ga onbezorgd op vakantie

Ga jij onvoorbereid op vakantie? Ik wed van niet.
Ik heb lange dagen (en nachten) meegemaakt vlak voordat ik op vakantie ging, om er zeker van te zijn dat alles wat ik had toegezegd af was en dat alles wat er zou kunnen gebeuren, opgevangen zou kunnen worden door de mensen in mijn team of een van mijn collega's. Door een aantal dingen uit hoofdstuk 1 en 2 toe te passen, heb ik geleerd hoe ik mezelf en mijn team en collega's beter kan voorbereiden om ervoor te zorgen dat ik de deur op de laatste middag, ver voor de gebruikelijke tijd dat ik het kantoor verlaat, zonder zorgen achter me dichttrek.

Dit is hoe een leider zonder zorgen op een lange zomervakantie kan gaan: het is essentieel om de organisatie voor te bereiden op een soepele werking tijdens zijn afwezigheid. Hier volgt een gestructureerde aanpak van de activiteiten die ze moeten ondernemen:

1. Verantwoordelijkheden vaststellen en delegeren

Autoriteit delegeren: Wijs verantwoordelijkheden duidelijk toe aan vertrouwde senior teamleden of direct reports. Zorg ervoor dat zij de bevoegdheid hebben om beslissingen te nemen binnen hun verantwoordelijkheidsgebied.

Creëer een besluitvormingskader: Schets een kader voor besluitvorming dat het team kan volgen tijdens jouw afwezigheid. Dit omvat richtlijnen over welke beslissingen zelfstandig genomen kunnen worden en welke overleg of uitstel vereisen.

Back-up contactpersonen: Wijs secundaire contactpersonen aan voor belangrijke functies als de primaire afgevaardigde niet beschikbaar is.

2. Communiceer je afwezigheid

Kondig je vakantie aan: Communiceer je geplande afwezigheid ruim van tevoren met je team, collega's en belangrijke stakeholders, zowel intern als extern. Vermeld de data waarop je niet beschikbaar bent en geef duidelijk aan wie tijdens deze periode de leiding heeft.

Out-of-Office bericht: Stel een out-of-office e-mailreactie in met de data van je afwezigheid, de contactgegevens van de aangewezen contactpersonen en een korte notitie over wanneer je terugkomt en je werk hervat.

3. Ervoor zorgen dat lopende projecten op schema liggen

Projectbeoordelingsvergaderingen: Vergaderen met teams die kritieke projecten behandelen om de voortgang, deadlines en mogelijke uitdagingen te bespreken die zich tijdens je afwezigheid kunnen voordoen.

Stel mijlpalen: Definieer belangrijke mijlpalen en resultaten die moeten worden bereikt terwijl je weg bent. Zorg ervoor dat teams duidelijk zijn over verwachtingen en tijdlijnen.

Noodplannen: Ontwikkel noodplannen voor projecten met een hoog risico of gebieden waar zich onvoorziene problemen kunnen voordoen, met gedetailleerde stappen die genomen moeten worden als er zich problemen voordoen.

4. Veilige communicatiekanalen

Protocol voor noodgevallen: Stel een duidelijk protocol op voor hoe en wanneer er contact met je moet worden opgenomen in geval van nood. Geef aan wat in aanmerking komt als een noodgeval dat jouw aandacht vereist.

Geplande controles (optioneel): Beslis of je geplande check-ins of updates hebt tijdens je vakantie. Als dat zo is, zorg er dan voor dat ze niet vaak voorkomen en niet opdringerig zijn, zodat het vakantiegevoel behouden blijft.

5. Financieel en operationeel overzicht

Financiële gegevens bekijken: Voer een grondig onderzoek uit naar de financiële positie van het bedrijf, inclusief cashflow, naleving van het budget en eventuele belangrijke toekomstige financiële verplichtingen. Pak alle kritieke punten aan voor je vertrek.

Controle operationele status: Zorg ervoor dat alle belangrijke operationele functies stabiel zijn. Controleer de supply chain, productieschema's en andere operationele processen die kwetsbaar kunnen zijn tijdens je afwezigheid.

6. Bereid je voor op de overgang na de vakantie

Plan je terugkeer: Plan belangrijke vergaderingen en beoordelingen voor de eerste dagen dat je terug bent, zodat je snel op de hoogte bent van de ontwikkelingen tijdens je afwezigheid.

Briefing voor overdracht: Organiseer onmiddellijk na je terugkeer een debriefingsessie met je belangrijkste afgevaardigden om inzicht te krijgen in alle beslissingen die zijn genomen of problemen die zijn gerezen.

7. Werknemersmoreel en betrokkenheid

Verhoog het teammoreel: Vertrek met een positieve noot door de inspanningen van je team te erkennen en hun vertrouwen uit te spreken in hun vermogen om het tijdens jouw afwezigheid goed te doen. Denk aan het organiseren van een klein teamuitje voorafgaand aan de vakantie of het sturen van een motiverend briefje.

Empowerment: Moedig je team aan om je afwezigheid te zien als een kans om hun leiderschapscapaciteiten te tonen.

8. Juridische en nalevingsborging

Wettelijke verplichtingen nakijken: Ervoor zorgen dat alle juridische en nalevingszaken up-to-date zijn en dat er geen dreigende problemen zijn die onmiddellijke aandacht vereisen.

Compliance Officer Briefing: Indien van toepassing, informeer de compliance officer of het juridische team over wat ze moeten controleren tijdens je afwezigheid.

9. Persoonlijke voorbereiding

Losse eindjes aan elkaar knopen: Werk alle openstaande taken of projecten af die een afleiding kunnen zijn tijdens je vakantie. Laat kritieke beslissingen niet liggen, tenzij het absoluut noodzakelijk is.

Mentale verbinding verbreken: Bereid jezelf mentaal voor om de verbinding te verbreken. Vertrouw erop dat je team de zaken regelt en geef jezelf toestemming om te ontspannen en op te laden.

Door deze stappen te volgen, kan elke leidinggevende/leider/manager met een gerust hart een lange zomervakantie nemen, wetende dat zijn organisatie goed voorbereid is om soepel te functioneren tijdens zijn afwezigheid. Deze voorbereiding zorgt niet alleen voor een stressvrije vakantie, maar ook voor een sterk, bevoegd team dat zelfstandig succes kan blijven boeken.

Alleen met een lege geest, zonder losse eindjes en zonder stress kun je tijdens de vakantie echt aanwezig zijn bij je dierbaren.

Je kunt in mijn vorige post ook lezen hoe je de tijd neemt om na te denken over je leiderschapsreis: Authentiek leiderschap en reflectie cultiveren tijdens de zomervakantie

FIJNE VAKANTIE!