Het creëren van blijvende veranderingen

Denk je vaak over verandering na? Of misschien over hoe je met verandering moet omgaan? Mijn grote vraag is hoe we blijvende veranderingen kunnen creëren.

Hebben jullie ooit gedacht hoe het menselijk lichaam omgaat met alle veranderingen in zijn omgeving en wat we daarvan kunnen leren?

Ons lichaam kan zichzelf beschermen tegen elk griepvirus, zelfs tegen de nieuwere varianten die het nog nooit eerder heeft gezien! Hoe kan ons lichaam zichzelf verdedigen, zelfs tegen toekomstige en onbekende virussen, en ervoor zorgen dat wij als mensen beter overleven dan andere elementen in de natuur?

Wat kunnen we leren van het immuunsysteem van het lichaam en hoe kan dit verband houden met hoe we met verandering omgaan? En op grotere schaal: hoe gaan organisaties om met verandering en wat kunnen we leren van hoe verschillende delen van het lichaam samenwerken, om niet alleen te overleven, maar ook te verbeteren en te leren? In de afgelopen 30 jaar heb ik te maken gehad met grote en complexe verandertrajecten, die soms voor duizenden mensen van invloed zijn. Maar de vergelijking met ons immuunsysteem kwam nooit bij me op. En naast het aanpakken van verandering is de echte vraag uiteindelijk: Zal de laatste verandering plaatsvinden?

Mijn manier van denken veranderde toen ik de artikelen van Martin Reeves las en zijn TED-talk over ’Hoe je een bedrijf opbouwt dat 100 jaar meegaat“. Ik ben tot de conclusie gekomen dat de 6 principes die Reeves heeft geïntroduceerd, uiterst toepasbaar zijn in alles wat we doen met betrekking tot verandering in organisaties. Terugkijkend naar de grotere verandertrajecten die complex waren en een grote impact hadden op veel mensen binnen het bedrijf, realiseerde ik me snel waar sommige van de principes niet werden toegepast, maar hadden moeten worden. Vooral in retrospectie, als we bedenken hoe duurzaam verandering is en hoe belangrijk het is om bepaalde veranderingen volledig te kunnen implementeren en alle voordelen te kunnen oogsten. De belangrijkste vraag is opnieuw: Wat maakt veranderingen veerkrachtig en duurzaam?

Reeves et al ontdekte dat dezelfde zes principes die de wonderbaarlijke werking van het immuunsysteem van het menselijk lichaam ondersteunen, steeds opnieuw terugkwamen, van de overbodigheid tot de ingebedde aspecten. Ze keken ook naar sociale systemen zoals het Romeinse Rijk en de Rooms-Katholieke Kerk… Wanneer ze naar bedrijven keken, ontdekten ze ook dat deze zelfde eigenschappen ook kenmerkend waren voor bedrijven die veerkrachtig en langlevend waren, en dat het omgekeerde geldt wanneer deze eigenschappen ontbreken. Bedrijven hebben doorgaans een kortere levensduur.

De zes principes zijn:

Wat verandering betreft, betekent ontslag niet afhankelijk zijn van één persoon, één team of één aanpak. Dubbelwerk creëert bufferruimte, continuïteit en soms ook gezonde concurrentie en veel creativiteit als het op een verstandige manier wordt georganiseerd. Zorg ervoor dat verandering niet stopt wanneer sommige mensen stoppen. Het vliegende wiel van verandering heeft voortdurende impulsen nodig.

Diversiteit bij mensen, ideeën, innovaties en inspanningen. Diversiteit is ook een grote stimulans voor creativiteit. Lijkt het een beetje overdreven? Als je op zoek bent naar korte termijn efficiëntie is dat wel het geval, maar als je op zoek bent naar een solide en houdbare onderneming is dat niet het geval! Hetzelfde geldt voor verandering, een benadering die gebaseerd is op diversiteit zal meer mensen in dienst hebben, meer aantrekken en inspireren. De voordelen van het kunnen profiteren van een grote pool van diversiteit en creativiteit, vooral wanneer veranderingen nodig zijn, zijn een groot voordeel voor elke organisatie. Een ander goed argument is dat een expliciete culturele verschuiving en actieve managementondersteuning mogelijk nodig zijn om mensen te stimuleren om te riskeren en nieuwe ideeën te bedenken. Omdat het ontbreken van fouten een duidelijke indicatie is van gemiste kansen (tekortkoming in experimenteren) en uiteindelijk van fragiel ondernemerschap. Dit is wat Fuji-film heeft kunnen overleven toen Kodak ingestort was.

De verbinding tussen mensen binnen een organisatie en tussen bedrijfsprocessen creëert voordelen door verbeterde informatiestromen, innovatie en flexibiliteit. Maar ze kunnen ook het bedrijf kwetsbaar maken voor ernstige negatieve effecten (afhankelijkheid). Tegelijkertijd nemen barrières tussen de componenten van een organisatie efficiëntie weg en creëren ze een silo-mentaliteit en een cultuur die de organisatie op alle manieren in een neerwaartse spiraal zou kunnen sturen. Modulairheid maakt het mogelijk om zelfstandige activiteiten binnen de individuele modules te realiseren, terwijl de afhankelijkheden tussen de modules een dynamisch proces creëren. Dit vereist dat leiders en mensen in hun manier van samenwerken flexibel blijven. Interdependentie lijkt fragiel maar noodzakelijk. Voor verandering impliceert dit een krachtige en gedisciplineerde aanpak binnen één fase van het ontwerp en de implementatie van veranderingen, en tegelijkertijd een losse maar duidelijke verbinding tussen de fasen.

CCreëer feedbackloops en adaptieve mechanismen; monitoren en promoten van verandering, experimenteren en innovatie; en snel itereren. Mensen zullen zich aanpassen wanneer ze de juiste informatie krijgen via feedback; mensen leren en worden ervaren. Het in staat zijn om veranderingen en de emoties van mensen tegelijkertijd te meten is een cruciaal succesfactor die vaak over het hoofd wordt gezien.

EVerwacht verrassingen, maar verminder onzekerheid; verzamel signalen, detecteer veranderingen, stel plausibele uitkomsten voor en neem voorzorgsmaatregelen. Een belangrijk kenmerk van complexe veranderingen is dat we de toekomstige toestand ervan niet precies kunnen voorspellen. Echter, we kan signale verzamelen, patronen van verandering detecteren en plausibele uitkomsten voorstellen – en actie ondernemen om ongewenste resultaten tot een minimum te beperken. In bedrijfsstelsels is het nauwelijks iets moeilijker te voorspellen dan de ontwikkeling en impact van nieuwe technologieën. Ook hier is het meten van de vooruitgang en de gevoelens van de betrokkenen uiterst waardevol.

Bevordert vertrouwen, delen en uitwisseling; handelt op manieren die andere deelnemers in het totale systeem ten goede komen, en stelt mechanismen in om wederkerigheid te waarborgen. Individuele belangen botsen vaak met elkaar, en wanneer individuen hun eigen egoïstische belangen nastreven, wordt het systeem als geheel zwakker en lijdt iedereen schade. Individuen hebben geen prikkels om te handelen op manieren die het totale systeem ten goede komen, tenzij zij zelf op directe manieren baat hebben. Vertrouwen en de handhaving van wederkerigheid vormen een mechanisme waarmee organisaties deze dilemma’s kunnen overwinnen.